Die Gutschein-Übersicht – suchen, filtern und exportieren

Über der Liste stehen die Anzahl Gutscheine und ihr Gesamtbetrag, zum Beispiel «52 Gutscheine | CHF 10'998.00». Jeder Gutschein steht in einer eigenen Zeile:

• Ausstelldatum: Das Datum, an dem der Gutschein ausgestellt wurde. Darunter steht «Gültig bis …» oder «Abgelaufen am …».
• Gutschein: Die Gutschein-Art, ein Symbol für die Versandart, die Gutschein-Nr. und die Person, die den Gutschein bestellt hat. Die Gutschein-Nr. ist in der Liste teilweise verdeckt, zum Beispiel «4172B9XXXXXX». Die vollständige Nr. sehen Sie in der Gutschein-Ansicht.
• Bezahlstatus: Zum Beispiel «Nicht bezahlt», «Kreditkarte (Online)», «Bar bezahlt» oder «Storniert».
• Versandstatus: «Nicht versendet», «Per E-Mail», «Per Post» oder «Andere».
• Entwertungsstatus: «Nicht entwertet», «Teilweise entwertet» mit dem Restguthaben, zum Beispiel «CHF 109.00 übrig», oder «Vollständig entwertet». Kann ein Gutschein nicht eingelöst werden, steht der Grund dabei, zum Beispiel «Nicht möglich (Gutschein nicht bezahlt)».
• Betrag: Der Wert des Gutscheins.
• Symbole rechts: Gutschein löschen (Papierkorb) und Gutschein bearbeiten (Stift).

Bezahl- und Versandstatus erscheinen nur auf breiten Bildschirmen. Auf dem Smartphone oder einem schmalen Fenster sehen Sie sie in der Gutschein-Ansicht.

Die Filter stehen über der Liste, auf dem Smartphone öffnen Sie sie mit «Filter anzeigen». Sie lassen sich beliebig kombinieren:

• Entwertungsstatus: «Alle nicht entwertete Gutscheine», «Alle Gutscheine», «Nicht entwertet», «Teilweise entwertet» oder «Vollständig entwertet».
• Versandmethode: Zum Beispiel nur «Nicht versendet» oder nur «Per Post».
• Bezahlstatus: Zum Beispiel «Alle bezahlten», «Nicht bezahlt», «Bar bezahlt», «Offeriert» oder «Storniert».
• Akquisition: Wie der Gutschein verkauft wurde: «Direkt vor Ort», «Per Telefon», «Via Webseite» oder «Andere».
• Gutschein-Art: Zeigt nur Gutscheine einer bestimmten Gutschein-Art.
• Datum von und bis: Zeigt nur Gutscheine, die in diesem Zeitraum ausgestellt wurden.
• Suchfeld: Sucht in Gutschein-Nr., Firma, Vor- und Nachname der bestellenden Person, Bemerkungen, Zahlungsreferenz und im zusätzlichen Text auf dem Gutschein.

Mit «Suchen» wenden Sie die Filter an, mit «Filter zurücksetzen» kehren Sie zur Standardansicht zurück. Rechts über der Liste sortieren Sie nach Ausstelldatum, Betrag oder «Gutschein bestellt von».

Mit «CSV Export» neben der Anzahl Gutscheine laden Sie die Liste als CSV-Datei herunter, zum Beispiel für Excel. Exportiert werden genau die Gutscheine, die Ihre aktuellen Filter anzeigen. Die Datei enthält unter anderem:

• Gutschein: Ausstelldatum, vollständige Gutschein-Nr., Gutschein-Art, Betrag, Restguthaben, Gültigkeit und Sprache.
• Status: Bezahlstatus mit Datum und Referenz, Versandstatus mit Datum und Entwertungsstatus.
• Bestellt von: Firma, Name, Adresse, Telefon und E-Mail der bestellenden Person.

Setzen Sie vor dem Export die passenden Filter, zum Beispiel einen Monat bei «Datum von» und «Datum bis» und «Alle Gutscheine» beim Entwertungsstatus.

Die Übersicht Alle Gutscheine steht diesen Rollen zur Verfügung:

• Administrator:in und Benutzer:in: Sehen, bearbeiten und löschen alle Gutscheine.
• Eingeschränkte:r Benutzer:in und Erfasser:in: Sehen alle Gutscheine, bearbeiten und löschen aber nur Gutscheine, die sie selbst erstellt haben.
• Entwerter:in und Buchhalter:in: Haben keinen Zugang zu dieser Liste. Entwerter:innen nutzen Gutschein entwerten, Buchhalter:innen die Buchhaltung.

Löschen lässt sich ein Gutschein nur, wenn er nicht bezahlt ist, die Online-Zahlung abgebrochen wurde oder sein Betrag 0 ist. Bezahlte Gutscheine lassen sich nicht löschen. Mehr dazu im Beitrag «Gutschein stornieren».