Bestellungen per Post abwickeln
Die Geschenkkarte im Couvert
Wie Sie Gutscheine, die per Post bestellt wurden, drucken, verschicken und den Versandstatus nachführen.
Bestellt ein Kunde seinen Gutschein per Post, erhält er ihn nicht automatisch als PDF. Sie drucken den Gutschein aus und schicken ihn zum Beispiel als Geschenkkarte. felizzio informiert Sie über jede neue Bestellung und zeigt Ihnen in der Gutscheinliste, was noch verschickt werden muss. Die Bestellungen finden Sie im Menü unter Tagesgeschäft → Alle Gutscheine.
Diese Abläufe brauchen Sie hauptsächlich bei, …
- Bestellungen aus dem Gutschein-Shop mit «Versand per Post»
- Gutscheinen, die Sie selbst für den Versand per Post erstellen
- der täglichen Kontrolle, welche Gutscheine noch verschickt werden müssen
- der Vorweihnachtszeit mit vielen Bestellungen von Geschenkkarten
So läuft eine Bestellung per Post ab
- Bestellung: Ihr Kunde wählt im Gutschein-Shop «Versand per Post» und bezahlt dabei allfällige Versandgebühren.
- Benachrichtigung an Sie: felizzio schickt Ihnen eine E-Mail mit dem Betreff «Neue Gutschein-Bestellung: Versand per Post» und dem Hinweis «Achtung: Dieser Gutschein soll per Post verschickt werden.». Die E-Mail geht an Ihre Adresse für Benachrichtigungen, sonst an Ihre Haupt-E-Mail-Adresse.
- E-Mail an Ihren Kunden: Er erhält die Bestätigung «Ihr bestellter Gutschein» mit Rechnung oder Quittung, aber noch keinen Gutschein.
- Drucken und verschicken: Sie drucken den Gutschein aus und schicken ihn per Post.
- Versandstatus setzen: Sie markieren den Gutschein in felizzio als «Per Post» versendet.
Offene Bestellungen finden
Gutscheine, die noch nicht versendet sind, erscheinen in der Liste Alle Gutscheine mit rotem Hintergrund. So filtern Sie gezielt:
- Versandmethode: «Nicht versendet» zeigt alle Gutscheine, die noch verschickt werden müssen.
- Bezahlstatus: «Alle bezahlten» zeigt nur Gutscheine, die bereits bezahlt sind.
Ein Klick auf die Gutschein-Art öffnet die Bestellung mit Adresse, Empfänger und Grussbotschaft.
Tipp: Legen Sie eine feste Zeit für den Postversand fest, zum Beispiel jeden Morgen. Mit dem Filter «Nicht versendet» sehen Sie in wenigen Sekunden, was ansteht.
Gutschein drucken und verschicken
Öffnen Sie den Gutschein. Unten in der Gutschein-Ansicht stehen diese Schaltflächen bereit:
- Gutschein drucken: Lädt den Gutschein als PDF herunter. Haben Sie unter Konfiguration → Gutscheinoptionen eine eigene Vorlage für «Druck und Versand per Post» hinterlegt, verwendet felizzio diese.
- Lieferschein drucken: Ein Begleitschreiben mit der Adresse Ihres Kunden für das Couvert.
- Quittung drucken bzw. Rechnung drucken: Der passende Beleg, falls Sie ihn beilegen möchten.
Die Adresse steht im Bereich «Gutschein bestellt von». Empfänger und persönliche Grussbotschaft stehen auf dem Gutschein selbst.
Wichtig: Prüfen Sie vor dem Versand den Bezahlstatus. Ein Gutschein, der per Rechnung bestellt und noch nicht bezahlt ist, lässt sich erst nach Zahlungseingang einlösen.
Mehrwert: Eine gedruckte Geschenkkarte im schönen Couvert wirkt wertiger als ein PDF. Gerade zu Weihnachten und für ältere Beschenkte ist das für viele Kunden der Grund, bei Ihnen zu bestellen.
Versandstatus setzen
Ist der Gutschein unterwegs, halten Sie das in felizzio fest. Klicken Sie in der Liste in der Spalte «Versandstatus» oder in der Gutschein-Ansicht beim Feld «Versand» auf «Nicht versendet» und wählen Sie «Per Post».
felizzio speichert dabei das heutige Datum als Versanddatum. Es erscheint im CSV-Export der Gutscheinliste. Die Zeile ist danach nicht mehr rot. Ihr Kunde erhält dabei keine E-Mail.
Achtung: Der Versandstatus lässt sich nur ändern, solange er auf «Nicht versendet» steht. Danach kann er in felizzio nicht mehr zurückgesetzt werden. Setzen Sie ihn deshalb erst, wenn der Gutschein tatsächlich verschickt ist.
Einstellungen für den Postversand
Ob und wie Sie den Versand per Post anbieten, legen Sie an zwei Orten fest:
- Konfiguration → Gutscheinoptionen: «Versand per Post anbieten?», «Gebühr für Versand per Post», ein zusätzlicher Text für Ihre Kunden, zum Beispiel «Versand als Geschenkkarte im Couvert», und der «E-Mail Text für Versand per Post».
- Gutschein-Art: «Versand per Post anbieten?» legen Sie für jede Gutschein-Art einzeln fest.
Mehr dazu in den Beiträgen «Versand, Gültigkeit und Gestaltung der Gutscheine» und «Erste Gutschein-Art erstellen».
Wer den Versandstatus setzen darf
- Administrator:in und Benutzer:in: Bei allen Gutscheinen.
- Eingeschränkte:r Benutzer:in und Erfasser:in: Nur bei Gutscheinen, die sie selbst erstellt haben.
- Entwerter:in und Buchhalter:in: Können den Versandstatus nicht ändern.
Post, Versand per Post, Postversand, per Post verschicken, Geschenkkarte, Gutschein drucken, Lieferschein, Lieferschein drucken, Versandstatus, Nicht versendet, Per Post, versendet, Versanddatum, rote Zeile, offene Bestellungen, Neue Gutschein-Bestellung, Benachrichtigung, Bestellbenachrichtigung, Porto, Gebühr für Versand per Post, Couvert, Geschenkbox, Weihnachten, Quittung drucken, Rechnung drucken, individuelle Vorlage
Sieht Ihre Oberfläche etwas anders aus?
felizzio wird kontinuierlich weiterentwickelt. Kleinere Änderungen an der Benutzeroberfläche oder neue Funktionen werden automatisch für alle Kunden bereitgestellt. Die beschriebenen Abläufe bleiben dabei grundsätzlich gleich oder sehr ähnlich. Wenden Sie sich bei Fragen gerne an unseren Support.
Zuletzt aktualisiert für Version 1.10 (Oktober 2026)