Buchhaltung: Verkäufe, Zahlungen und Entwertungen auswerten

felizzio hat keinen Zugriff auf Ihr Bankkonto und kein Geld fliesst über felizzio. Je nach Zahlungsart erfährt felizzio auf unterschiedlichem Weg, dass ein Gutschein bezahlt ist:

• Online-Zahlung im Gutschein-Shop: Ihr Kunde bezahlt direkt bei Ihrem Zahlungsanbieter, zum Beispiel Stripe oder Payrexx. Das Geld geht vom Zahlungsanbieter auf Ihr Bankkonto. felizzio erhält nur die Meldung, dass bezahlt wurde, und setzt den Gutschein automatisch auf «Kreditkarte (Online)».
• QR-Rechnung: Ihr Kunde überweist den Betrag auf Ihr Bankkonto. felizzio erfährt davon erst, wenn Sie die Zahlungseingänge unter Zahlungseingänge (QR) importieren oder den Gutschein von Hand auf bezahlt setzen.
• Verkauf vor Ort: Ihr Gast bezahlt bar oder mit Karte an Ihrer Kasse. Ihr Team erfasst den Gutschein in felizzio und wählt dabei die passende Zahlungsart.

Was felizzio nicht sieht: die Auszahlungen Ihres Zahlungsanbieters, dessen Gebühren, Rückbuchungen und Ihren Kontostand. Für den Geldfluss sind deshalb immer Ihr Bankkonto und die Abrechnungen Ihres Zahlungsanbieters massgebend. felizzio zeigt Ihnen, welche Gutscheine hinter diesen Beträgen stehen.

Jeder Gutschein durchläuft bis zu drei Schritte. Sie finden in felizzio an unterschiedlichen Stellen statt und haben oft unterschiedliche Daten.

Ein Beispiel aus dem Hotel: Ein Wertgutschein über CHF 200.– wird am 15. Dezember per Rechnung bestellt, am 5. Januar bezahlt und im März bei zwei Besuchen eingelöst. Im Bericht Verkäufe steht er im Dezember, im Bericht Entwertungen zweimal im März.

Der Tagesabschluss zeigt die letzten 7 Tage auf einen Blick, beginnend mit «Heute» und «Gestern». Für jeden Tag sehen Sie drei Zahlen:

• Ausgestellte Gutscheine: Anzahl und Wert der Gutscheine mit diesem Ausstelldatum, ohne stornierte. Auch noch nicht bezahlte Gutscheine zählen dazu.
• Bezahlte Gutscheine: Anzahl und Wert der Gutscheine, deren Bezahlungdatum auf diesen Tag fällt, auch offerierte.
• Entwertungen: Anzahl und Betrag der Einlösungen an diesem Tag.

Mit «Gutscheine anzeigen» und «Entwertungen anzeigen» öffnen Sie die Details zu einem Tag. Über den Filter wählen Sie ein anderes «Datum», felizzio zeigt dann die 7 Tage bis zu diesem Datum. Mit «Nur Tage mit Aktivitäten» blenden Sie leere Tage aus.

Der Bericht Verkäufe listet alle ausgestellten Gutscheine, ob im Gutschein-Shop oder vor Ort verkauft. Mit dem Filter grenzen Sie die Liste ein:

• Datum von … bis: Nach Ausstelldatum. Ohne Angabe zeigt felizzio das laufende Jahr.
• Bezahlstatus: Zum Beispiel «Alle, ausser stornierte» (Standard), «Alle bezahlten» oder «Nicht bezahlt».
• Akquisition: Wie der Gutschein verkauft wurde, zum Beispiel «Via Webseite» oder «Direkt vor Ort».
• Suche nach Gutscheinen: Nach Name, Firma oder Gutschein-Code.

Pro Gutschein sehen Sie Ausstelldatum, Gutschein, Besteller, Bezahlstatus, Bezahlungdatum, Akquisition sowie die Beträge Kommission, Gutschein-Wert, Rabatt, Gebühren Versand und Rechnungsbetrag. Mit «CSV Export» laden Sie die gefilterte Liste herunter, zum Beispiel für Excel.

Der Bericht Entwertungen zeigt jede Einlösung als eigene Zeile, mit «Entwertung per», Gutschein, Besteller, «Entwertung durch», Bemerkungen und «Entwerteter Betrag». Zusätzlich zu den Filtern der Verkäufe wählen Sie hier bei «Alle Benutzer» eine Person aus Ihrem Team. Das Datum bezieht sich auf den Tag der Entwertung. Auch dieser Bericht lässt sich mit «CSV Export» herunterladen.

Verkaufen Sie Gutscheine per QR-Rechnung, lesen Sie hier die Zahlungseingänge aus Ihrem E-Banking ein. felizzio setzt die passenden Gutscheine dann automatisch auf bezahlt. Die Seite erscheint nur, wenn Sie unter Bezahlung & Rechnung eine QR-IBAN verwenden. Mehr dazu im Beitrag «Zahlungseingänge aus QR-Rechnungen importieren».

Hier sehen Sie die Kommissionsgebühren, die felizzio Ihnen für den Gutscheinverkauf verrechnet. Es geht also nicht um die Gebühren Ihres Zahlungsanbieters, sondern um die Abrechnung zwischen Ihnen und felizzio:

• Status: Zeigt Abrechnungen mit dem Status «Offen», «Verschickt», «Bezahlt» oder «Storniert».
• Zeitraum (von – bis): Zeigt die Abrechnungen mit Rechnungsdatum in diesem Zeitraum.
• Rechnungsdatum und Abrechnungsperiode: Die Abrechnung erfolgt pro Quartal.
• Umsatz und Anzahl Gutscheine: Der Umsatz und die Gutscheine, auf denen die Gebühr berechnet wird. Ein Klick auf die Anzahl zeigt die betroffenen Gutscheine.
• Rechnungsnummer, Betrag und Status: Die Angaben zur Rechnung von felizzio.

Ob Sie die Kommissionsgebühr selbst tragen oder an Ihre Kunden weiterverrechnen, legen Sie im Beitrag «Versand, Gültigkeit und Gestaltung der Gutscheine» unter Kommissionsgebühren weiterverrechnen fest. Antworten zur Abrechnung finden Sie im Beitrag «Häufige Fragen zur Buchhaltung und Abrechnung».

So stellen Sie die Daten für einen Monat zusammen:

• Verkäufe exportieren: Wählen Sie unter Verkäufe den Monat als Zeitraum und den Bezahlstatus «Alle bezahlten». Klicken Sie auf «CSV Export».
• Entwertungen exportieren: Wählen Sie unter Entwertungen denselben Zeitraum und klicken Sie auf «CSV Export».
• Offene Rechnungen prüfen: Wählen Sie unter Verkäufe den Bezahlstatus «Nicht bezahlt». Klären Sie offene Beträge, bevor Sie den Monat abschliessen.
• Abrechnungen beilegen: Legen Sie die Abrechnung Ihres Zahlungsanbieters und Ihren Bankauszug dazu. Diese zeigen den tatsächlichen Geldfluss.
• Kommissionsgebühren prüfen: Kontrollieren Sie unter Kommissionsgebühren die Abrechnung des Quartals.

Kontrollieren Sie nach jedem Export kurz, ob Zeitraum und Filter stimmen.

• Administrator:in: Alle fünf Seiten.
• Benutzer:in und Buchhalter:in: Tagesabschluss, Verkäufe, Entwertungen und Zahlungseingänge (QR), aber nicht die Kommissionsgebühren.