Zahlungen erfassen und Zahlungslink senden
Damit jede Zahlung stimmt
Wie Sie eine Zahlung von Hand erfassen, rückgängig machen oder Ihren Kunden einen Link zur Online-Zahlung schicken.
Ein Gutschein lässt sich erst einlösen, wenn er bezahlt ist. Bei Online-Zahlungen im Shop erledigt felizzio das automatisch. Bezahlt ein Kunde bar, per Karte an Ihrer Kasse oder per Überweisung, halten Sie die Zahlung selbst beim Gutschein fest. Die Zahlung erfassen Sie in der Gutschein-Ansicht unter Tagesgeschäft → Alle Gutscheine. Dort finden Sie auch den Zahlungslink und die Funktion zum Zurücksetzen.
Diese Funktion verwenden Sie hauptsächlich bei, …
- Gutscheinen, die vor Ort bar oder mit Karte bezahlt werden
- Überweisungen, die nicht über den QR-Import erfasst werden
- abgebrochenen Online-Zahlungen im Shop
- verschenkten Gutscheinen, die Sie als «Offeriert» kennzeichnen
- dem Korrigieren einer falsch erfassten Zahlung
So kommt die Zahlung zum Gutschein
Je nach Zahlungsart wird ein Gutschein auf unterschiedlichem Weg als bezahlt markiert:
- Online-Zahlung im Shop: felizzio setzt den Gutschein automatisch auf «Kreditkarte (Online)», sobald Ihr Zahlungsanbieter die Zahlung bestätigt. Sie müssen nichts tun.
- QR-Rechnung mit QR-IBAN: Sie importieren die Zahlungseingänge aus Ihrem E-Banking. Mehr dazu im Beitrag «Zahlungseingänge aus QR-Rechnungen importieren».
- Alle anderen Zahlungen: Bar, Karte an Ihrer Kasse, Überweisung ohne QR-Import oder ein verschenkter Gutschein. Diese Zahlungen erfassen Sie von Hand, wie unten beschrieben.
Zahlung von Hand erfassen
Öffnen Sie den Gutschein unter Alle Gutscheine. Steht im Feld «Bezahlung» der Status «Nicht bezahlt», klicken Sie darauf. Im Fenster «Bezahlung» füllen Sie aus:
- Bezahlstatus: Wie bezahlt wurde, zum Beispiel «Bar bezahlt», «Kreditkarte (Vor Ort)», «Banküberweisung» oder «Bezahlt (andere)». Für verschenkte Gutscheine wählen Sie «Offeriert».
- Bezahlungdatum: Der Tag, an dem das Geld eingegangen ist.
- Zahlungsreferenz: Freiwillig, zum Beispiel die Nummer Ihrer Kassenquittung oder die Referenz der Überweisung.
Klicken Sie auf «Speichern». Der Gutschein ist jetzt bezahlt und kann eingelöst werden. Beim manuellen Erfassen verschickt felizzio keine E-Mail an Ihren Kunden. Möchten Sie ihm den Gutschein oder die Quittung schicken, nutzen Sie in der Gutschein-Ansicht «Weitere Aktionen».
Auch offerierte Gutscheine zählen für die Kommissionsgebühr, da sie wie bezahlte Gutscheine eingelöst werden können.
Wichtig: Tragen Sie immer das Bezahlungdatum ein. Der Tagesabschluss zählt bezahlte Gutscheine nach diesem Datum. Ohne Datum fehlt die Zahlung dort.
Tipp: Bei einer abgebrochenen Online-Zahlung lässt sich der Status in der Gutschein-Ansicht nicht direkt anklicken. Hat der Kunde anders bezahlt, öffnen Sie den Gutschein mit «Gutschein bearbeiten» und passen im Reiter «Bezahlung» den Bezahlstatus an.
Zahlungslink senden
Hat ein Kunde im Shop die Online-Zahlung gewählt, aber nicht abgeschlossen, schicken Sie ihm einen neuen Zahlungslink. Unter «Weitere Aktionen» klicken Sie auf «Zahlungslink nochmals per E-Mail an … senden». Ihr Kunde erhält die E-Mail «Zahlungslink für Gutschein» und bezahlt über Ihren Zahlungsanbieter.
Sobald die Zahlung bestätigt ist, setzt felizzio den Gutschein automatisch auf bezahlt. Ihr Kunde erhält den Gutschein per E-Mail, beim Versand per Post die Rechnung, und dazu eine Zahlungsbestätigung.
Die Schaltfläche erscheint nur, wenn alle diese Punkte zutreffen:
- Der Gutschein wurde im Shop mit Online-Zahlung bestellt.
- Der Bezahlstatus ist «Nicht bezahlt» oder «Abgebrochene Online-Zahlung».
- Beim Gutschein ist eine E-Mail-Adresse erfasst.
- Der Zahlungsanbieter ist unter Konfiguration → Bezahlung & Rechnung weiterhin eingerichtet.
Wichtig: Für Gutscheine, die Sie selbst in der Administration erstellt haben, gibt es keinen Zahlungslink. Schicken Sie in diesem Fall die Rechnung über «Weitere Aktionen» oder erfassen Sie die Zahlung von Hand.
Mehrwert: Viele abgebrochene Zahlungen sind keine Absage, sondern eine Unterbrechung. Mit einem Zahlungslink am nächsten Tag retten Sie solche Bestellungen mit einem Klick.
Zahlung rückgängig machen
Haben Sie eine Zahlung falsch erfasst, setzen Administrator:innen sie mit «Rückgängig» neben dem Bezahlstatus zurück. Der Gutschein steht danach wieder auf «Nicht bezahlt», Bezahlungdatum und Zahlungsreferenz werden gelöscht. Erfassen Sie anschliessend die korrekte Zahlung neu.
«Rückgängig» steht nur zur Verfügung, solange der Gutschein noch nicht entwertet und noch nicht in einer Kommissionsrechnung von felizzio abgerechnet ist.
Achtung: «Rückgängig» wirkt sofort und ohne Sicherheitsfrage. Ein Gutschein auf «Nicht bezahlt» kann nicht mehr eingelöst werden, bis Sie die Zahlung neu erfassen.
Wer Zahlungen erfassen darf
- Administrator:in und Benutzer:in: Erfassen Zahlungen bei allen Gutscheinen und senden Zahlungslinks.
- Eingeschränkte:r Benutzer:in und Erfasser:in: Erfassen Zahlungen nur bei Gutscheinen, die sie selbst erstellt haben.
- Rückgängig: Nur Administrator:innen.
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Sieht Ihre Oberfläche etwas anders aus?
felizzio wird kontinuierlich weiterentwickelt. Kleinere Änderungen an der Benutzeroberfläche oder neue Funktionen werden automatisch für alle Kunden bereitgestellt. Die beschriebenen Abläufe bleiben dabei grundsätzlich gleich oder sehr ähnlich. Wenden Sie sich bei Fragen gerne an unseren Support.
Zuletzt aktualisiert für Version 1.10 (Oktober 2026)